Aktuelle Herausforderungen für soziale Einrichtungen

Sozialeinrichtungen sind hochkomplexe Institutionen.
Die Hauptaufgabe besteht darin, die Menschen mit körperlichen, geistigen und psychischen Beeinträchtigungen am Leben in der Gesellschaft teilhaben zu lassen. Mit den Werkstätten und Integrationsbetrieben sind sie darüber hinaus ein wichtiger Produzent oder Dienstleister für die Industrie. Die Herausforderung liegt im breiten Aufgabengebiet und den sich ständig verändernden Rahmenbedingungen.

Mit der Coronapandemie sind auch in sozialen Einrichtungen viele Probleme zutage getreten. Ein hohes Stresslevel prägt viele Berufe in diesem Kontext und eine gezielte und professionelle Unternehmensberatung im Sozialsektor kann vieles abfedern. Um viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu halten und neue zu gewinnen, müssen die Bedingungen vor Ort stimmen. Benefits und Socials sowie eine faire Bezahlung und humane Arbeitsbedingungen sind das A und O.

Unternehmensberatung mit KHB

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Unsere Lösungen in der sozialen Unternehmensberatung

Die KHB hat Einblicke in sämtliche soziale und medizinische Bereiche und bringt viel Erfahrung mit. Alle Pläne und Maßnahmen werden individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten. Wir bringen Schwung in das Qualitätsmanagement und sorgen für eine stabile Finanzgrundlage. Das gelingt durch Prozessoptimierung und Straffung der alltäglichen Aufgaben. Hinzu kommt eine Entstressung für Angestellte sowie Patientinnen und Patienten durch hochwertige Schulungen und eine effiziente Ausnutzung Ihrer Ressourcen.

Prozessoptimierung

Abläufe und Gewohnheiten sind in großen Organisationen wie Sozialeinrichtungen sehr beharrlich. Veränderungen lassen sich selten leicht und kurzfristig etablieren. Es gilt eine Systematik für die Organisation zu entwickeln um Potenziale nachhaltig zu heben. Bei den Veränderungen sollte der Mensch immer im Zentrum stehen. Dabei kann die Digitalisierung unterstützen und nutzenstiftende Prozesse gestalten. Um den Nutzen zu erreichen ist ein ganzheitliches Prozessverständnis notwendig.

• Liegenschaftsmanagement
• Betriebstechnik und Gebäudetechnik
• Gemeinschaftsverpflegung und Bewirtung
• Energiemanagement und Medienmanagement
• Gebäudereinigung und Unterhaltungsreinigung
• Textile Versorgung und Wäscheversorgung
• Medizinischer Sachbedarf und Heilmittelbedarf
• Servicegesellschaft

Benchmarking

Zur Identifizierung von Handlungsoptionen ist das Benchmarking ein probates Mittel. Auf Basis der gebuchten und zugeordneten Kosten findet eine systematische datenbankbasierte Analyse statt. Durch die Hinzunahme von Leistungsparametern wird die Aussage konkretisiert und Ansatzpunkte aufgezeigt. Sie erhalten mit gut durchdachten Schritten aussagekräftige Indikatoren und können Ressourcen schonen. Dabei muss die Organisation nicht umfangreich involviert werden, da die notwendigen Informationen in der Regel dem Management vorliegen.

• Kostenbenchmark
• Leistungsbenchmark für Vollkräfte, BKTs, Reinigungsleistung pro m², Geräteausstattung etc.
• Qualitätsbenchmark

Kostenreduktion

Die gesetzlichen Regularien wie z.B. LHeimBauVO oder BTHG machen eine ständige Suche nach Kostensenkungspotenzialen notwendig. In einem hoch komplexen Umfeld – wie eine Sozialeinrichtung – gilt es fachspezifische Controllingsysteme zu etablieren. Zielstellung sind intelligente Einsparungen, die ein hohes Qualitätsniveau und einen maximalen Grad an Flexibilisierung ermöglichen.

• Vertragsmanagement
• Durchführung von Ausschreibungen
• Optimierung der Eigenleistung
• Geräteparkoptimierung
• Waste reduction
• Verbrauchsoptimierung
• Verhandlungsführung

Qualitätsoffensive

Die Bewohner und Angehörige setzen eine hohe Qualität der pflegerischen Versorgung voraus. Gerade die Betreuungs- und Serviceleistungen sind für diese Menschen sehr wichtig. Bei ihrer Beurteilung werden auch die Serviceleistungen miteinbezogen. Beliebte Themen in der Beurteilung einer Sozialeinrichtung sind die Servicequalität der Pflege und Betreuung, die Speisenversorgung, die Reinigung und die Wäscheversorgung. Servicequalität ist ein wichtiger Baustein für eine gute Versorgung der Bewohner und den Erfolg ihrer Einrichtung.

• Qualitätsaudits
• Mystery Checks
• Coaching und Schulung

Innovationen

Unser modernes Leben und die Arbeitswelt sind in einem starken Wandel. Viele sprechen von revolutionären Veränderungen die unser Arbeiten zum Teil grundlegend verändern werden. Manche sprechen von disruptiven Veränderungen. Im privaten Umfeld sind Smartphone, Apps und Roboter für das Rasenmähen oder die Reinigung schon im Einsatz. Organisationen hängen vermehrt hinterher und verpassen die Innovationstrends. Durch die enorme Dynamik fehlt häufig die Orientierung, auf welche Innovationen sie setzen sollen. Dabei sind Fragestellungen zu Standards und Schnittstellen zu beantworten und welche Rahmenbedingungen dabei für die Organisation gelten.

• Innovations Roadmap
• Potentialanalyse
• Auswahl und Implementierung

Transformation

Die Digitalisierung soll Organisationen helfen effektiver, qualitativer und effizienter zu arbeiten. Wichtig dabei ist ein klares Ziel und einen Nutzen zu verfolgen bzw. zu implementieren. Die Einführung einer Software, eines Tools oder Wearables birgt Chancen und Risiken. Eine klare Strategie ist notwendig um Nutzer mitzunehmen und auch die Potenziale zu generieren.

• Nutzwertanalyse
• Digitalisierungsstrategie
• Begleitung und Implementierung

Prozess unserer Beratung in der Sozialwirtschaft

Phase 1
Phase 2
Phase 3
Phase 4
Phase 5

Auftrags- und Leistungsklärung

In dieser ersten Phase muss zunächst geklärt werden, welchen Projektumfang die Maßnahmen oder sogar eine teilweise Umgestaltung des Unternehmens haben werden. Viele Fragen sind zu klären: Wo liegen die thematischen Schwerpunkte? Welche Vorgehensweise wird festgelegt? Wie werden die Projektziele definiert und in welcher Zeit? Der Projektzeitplan sollte zumindest grob eingeschätzt werden.

Ist-Aufnahme

In Phase 2 findet ein Großteil unserer Arbeit statt, da wir uns ein detaillierteres Bild machen müssen. Dann können wir unsere Unternehmensberatung im Kontext Sozialwesen genau vorbereiten. Analysen der Strukturdaten sowie der Kosten sind ein wichtiger Baustein. Wir schauen uns ggf. die Verhältnisse vor Ort an und sprechen mit Leitung und Mitarbeitenden. Hierbei herrscht ein lockerer, aber zielgerichteter Interviewcharakter vor. Schließlich begutachten wir das Niveau des Qualitätsmanagements und schaffen eine solide Datengrundlage für weitere Erkenntnisse: Leistung und Kosten müssen eingeordnet werden. Am Ende dieser wichtigen Phase präsentieren wir Ihnen anschaulich unsere Ergebnisse.

Konzepterstellung

Die obigen Daten sind die Basis für die Erarbeitung neuer Kriterien und Prozesse, die moderner und zukunftsfähiger sind. Prozessänderungen in Ihrem Haus sowie der strukturelle Anpassungsbedarf werden ermittelt. Neben einem exakten Maßnahmenkatalog legen wir schließlich einen genauen Zeitplan für die Umsetzung fest.

Abstimmung und Entscheidung

Wie diese Umsetzungen am Ende praktisch aussehen und welche Änderungen eventuell noch vorgenommen werden müssen, ermitteln wir gemeinsam mit Ihnen. In Phase 4 werden sämtliche Konzeptmaßnahmen final besprochen, die Projektreihenfolge (mitunter genau aufgeschlüsselt) und weitere Schritte festgelegt. Das alles muss intern vermittelt werden und in die Gremien zur Abstimmung gelangen. Eventuell werden Coachings und Workshops dazu stattfinden. Nun steht nur noch Ihre Entscheidung für die Umsetzung aus.

Realisierung und Umsetzung

Jetzt startet die längste Projektphase, die Umsetzung. Hier muss das neue Projektmanagement greifen. Um die Organisationsentwicklung wie gewünscht voranzubringen, finden Coachings der Mitarbeitenden statt, Prozessveränderungen werden implementiert. Wichtig für den Erfolg unserer Unternehmensberatung für Ihre Sozialeinrichtung sind eine optimale Qualitätssicherung und qualifiziertes Personal. Häufig werden auch Ausschreibungen in dieser Phase gestartet, damit Sie möglichst schnell bestens aufgestellt sind.

Warum ist die KHB genau der richtige Partner an Ihrer Seite?

Wir verstehen uns nicht als universale Unternehmensberatung, sondern legen unseren Fokus komplett auf den gesundheitswirtschaftlichen Bereich. Sie treffen bei uns auf Kolleginnen und Kollegen, die zum Teil viele Jahre und Jahrzehnte am Patienten gearbeitet haben und mit den Herausforderungen bestens vertraut sind.

Unsere Spezialisten kennen alle Seiten und sehen einerseits das pflegende Personal mit seinen Herausforderungen, aber auch die Schwierigkeiten, die in der Leitungsebene auftreten. Ferner haben wir uns weitergebildet und viel Wissen und Know-how erworben, wodurch uns ein Blick aus der Vogelperspektive auf das gesamte Gesundheits- und Sozialwesen möglich ist. Auf Basis dieses Hintergrundwissens und einer gründlichen Begutachtung Ihres Hauses bieten wir eine soziale Unternehmensberatung an und entwerfen für Sie einen individuellen Plan.

Beratungskompetenz für Ihre soziale Einrichtung

Als persönlicher Ansprechpartner steht Ihnen der Geschäftsführer Kai Hafermann zur Verfügung.

Der gelernte Krankenpfleger hat viele Jahre in Gesundheits-, Pflege- und Sozialeinrichtungen gearbeitet und dabei eine umfangreiche Expertise aufgebaut. Nach erfolgreichem Studium der Gesundheits- und Sozialwirtschaft sowie später im Bereich Unternehmensführung und Finanzmanagement, rundete er sein Portfolio in der Beratung von großen Organisationen ab.

Kai Hafermann